Literalmente, nuestra institución está en sus manos. Si cree que estamos exagerando le invitamos a imaginar. Visualice cualquier proceso que ejecute de manera cotidiana en su oficina, una llamada telefónica, un ingreso a Kellun, una solicitud de compra externa o de bodega, algún informe, un ingreso a Kimn, ingreso al portal del estudiante, ingreso a plataforma Educa, manejo de su correo electrónico. Bueno, detrás de cada uno de esos procesos y otros tantos más está Cecilia Gómez y su equipo, dando respaldo, seguridad y monitoreo a cada uno de los procesos que se desarrollan y que son el motor informático del funcionamiento de la UC Temuco.
Le invitamos a conocer en profundidad el quehacer de la Dirección de Informática de la UC Temuco en una entrevista realizada a su Directora, quien nos conversó sobre la unidad que dirige.
Directora, ¿En qué consiste en trabajo de su Dirección y cuáles son, a su juicio, las principales responsabilidades del área?
La Dirección de Informática fue creada en enero de este año y fusiona las dos grandes áreas ya existentes en la Universidad y que son conocidas por todos como Desarrollo de Sistemas y Redes y Comunicaciones. Desde esta integración el objetivo estratégico es proveer y administrar los servicios y tecnologías de información, adecuados a las necesidades de la comunidad universitaria en apoyo a la gestión académica administrativa.
Para el desarrollo de este objetivo la Dirección de Informática se compone de dos Subdirecciones, Subdirección de Sistemas Informáticos y Subdirección de Tecnologías de Información y Comunicación, además contamos con un área de gestión administrativa, base de datos, gestión de la calidad y de asistencia técnica.
Es importante señalar que el área de asistencia técnica es la responsable de recibir, canalizar y responder todas las consultas e inquietudes de nuestra comunidad universitaria con el fin entregar un mejor servicio.
¿Cuándo hablamos de servicios y tecnologías de información, a que nos referimos específicamente?
Nos referimos a todos los sistemas informáticos, de gestión, redes, telefonía, conectividad, internet, wifi, laboratorios de computación (al servicio de los estudiantes), préstamos de equipos, todo aquello relacionado a comunicaciones, soporte tecnológico, gestión de información, etc. Nuestro quehacer es absolutamente transversal al funcionamiento de la Universidad. Esto reviste una gran relevancia ya que si nosotros fallamos, la Universidad prácticamente queda inhabilitada para funcionar, porque por ejemplo, desde el punto de vista de hardware, falla la red dejan de funcionar todos los servicios y se pierde de manera absoluta la conexión entre los estudiantes, funcionarios y la Universidad.
¿Cuántas personas conforman la Dirección y cómo opera el trabajo considerando la importancia de mantener todos los sistemas operativos?
La Dirección de Informática la conforman 40 profesionales de diversas áreas de desempeño, contando además con el apoyo de ayudantes de laboratorio quienes nos ayudan en la importante labor de entregar un mejor servicio directo hacia nuestros estudiantes. El funcionamiento operativo del equipo responde a las necesidades institucionales y la más importante de todas es que, todas las plataformas estén en óptimas condiciones. Para ello y debido a los procesos que vive la Institución año a año, nos hemos organizado de tal forma de mantener la continuidad operativa de los diversos servicios que otorgamos, por ejemplo, a las jornadas vespertinas en uso de laboratorios, soporte tecnológico durante todo el año. Si queremos mantener los sistemas operativos 24/7 es necesario considerar un modelo de monitoreo y asistencia permanente para la Universidad.
Directora, ¿Cuál es el sistema que contiene nuestra información institucional y cuáles son los niveles de seguridad para resguardar tan delicada información?
En el año 2012, nuestro rector Aliro Bórquez, tomó la decisión de realizar el desarrollo (informático) de manera interna y desde ese año comenzamos a diseñar y desarrollar nuestro sistema interno y propio llamado Kellun, que fue implementado el año 2014 con los módulos principales y estructurales del área académica, para estudiantes de pregrado y el área de administración y finanzas. Desde su lanzamiento hemos trabajado arduamente para integrar todos los módulos prioritarios de la UC Temuco. Hoy, a octubre de 2017, Kellun cuenta con el 95% de los módulos incorporados, restando el ingreso de los PET. Con ello podremos dar de baja el sistema antiguo Magix.
Kellun hoy es nuestro sistema informático institucional, que integra toda la información del quehacer universitario en una base de datos única. Debido a la importancia, tanto de este sistema, como de todas las plataformas institucionales, la seguridad es una exigencia evidente.
Chequeamos el comportamiento de los sitios institucionales de manera constante porque necesitamos estar cotejando tanto la usabilidad como el comportamiento de los sitios. Es muy necesario este monitoreo con el fin de mantener operativos todos los sistemas. En la actualidad hay riesgo permanente de intrusos que han bajado sitios de instituciones y empresas de manera recurrente. Hasta ahora a nosotros no nos ha ocurrido, por lo mismo, porque contamos con diversas barreras de seguridad que nos permiten salvaguardar y mantener operativos todos nuestros sitios y sistemas. Es un trabajo constante tener protegida nuestra infraestructura tecnológica.
Para ello también necesitamos colaboración de toda nuestra comunidad como por ejemplo tomar las precauciones con respecto a los correos electrónicos, cuando damos un “clic” a correos de fraude e ingresamos información personal, activamos inmediatamente virus que se propagan en la red, en el equipo personal y lo más crítico es que acceden a información personal.
Normalmente cuando hablamos de base de datos uno imagina una planilla Excel. ¿De qué hablamos cuando nos referimos a la base de datos institucional?
Cuando trabajas en una planilla Excel, tienes la opción de insertar tablas, con descripción de campos y datos, bueno acá es algo muy similar pero de mayor envergadura, una Base de Datos está comprendida por muchas tablas, es un gran modelo relacional y organizado con tablas relacionadas entre sí que almacenan cada dato que registramos a través de los sistemas informáticos disponibles. Las áreas financiera, académica, estudiantil, presupuestaria, entre otros, cada una con su respectivo modelo y en cada una se aseguran datos únicos, esto es, no existe duplicidad de datos, error muy común en los sistemas actuales de información.
Es una base de datos potente capaz de soportar gran cantidad de información. Visualicemos sólo el dato rut de la comunidad universitaria: por ejemplo 1000 funcionarios más los estudiantes regulares, llegamos perfectamente a 11 mil datos. Ahora sumemos datos personales, planes curriculares, solicitudes, programación de cursos, vacantes, horarios, salas, docentes, más todo lo administrativo y financiero.
Por eso destacamos la magnitud de nuestra base de datos, porque cuando decimos que es enorme, no estamos exagerando. Por eso hay que darla a conocer porque muchas personas desconocen o no imaginan qué es nuestra base de datos institucional. Con el sólo hecho de dar “clic” en “guardar” luego de ingresar una orden de pedido por ejemplo, ese dato se suma a esta gran base de datos que actualiza todos sus módulos asociados.
Este sistema da facilidades a todas las personas que trabajamos en procesos administrativos y operativos de la Universidad y entrega el dato preciso, actualizado. Estamos permanentemente trabajando para tener un sistema integrado y en línea, que actualice el dato en el momento y que esté disponible para el usuario en tiempo real, es un gran desafío para mi dirección.
¿Cuáles son los proyectos estratégicos de su Dirección? ¿El adiós definitivo a MAGIX es uno de ellos?
En realidad es lo primero que debo mencionar. La tarea principal es terminar con todo el desarrollo de sistemas informáticos institucionales para dar de baja definitivamente a Magix. Este proyecto ha tenido un gran apoyo institucional, de Rectoría y comité de Rectoría y en especial de nuestro Vicerrector de Administración y Asuntos Económicos. Realizar un proyecto de esta magnitud, que es desarrollar sistemas propios y dar de baja un sistema que no respondió a nuestras necesidades institucionales ha sido un tremendo desafío. Hemos generado un sistema nuevo, robusto, integrado y que es capaz de tener una única base de datos institucional. Nuestra base de datos institucional incorpora a cada una de las áreas de la universidad, toda la información está contenida ahí. Pregrado, Educación Continua, Posgrado, información financiera, información administrativa; lo único que está pendiente son los programas especiales de titulación (PET) que aún están en sistema Magix. Incorporando los PET a Kellun podremos darlo de baja definitivamente y finalizar uno de los procesos más importantes de esta Dirección. Próximamente, esperamos decirle adiós definitivamente a MAGIX y consolidar más aún nuestro sistema KELLUN.
Finalizando el proceso de migración de Magix a Kellun, comenzamos con otro proyecto emblemático y de relevancia institucional que es un nuevo sistema de gestión para la Universidad y que va de la mano con Kellun. Actualmente la UC Temuco cuenta con el sistema KIMN que posee datos históricos, la idea es instalar un sistema de gestión que permita, en línea, acceder a información actualizada, que facilite la toma de decisiones institucionales.
El tercer proyecto es la implementación del DataCenter. Este es un espacio de alta seguridad que contiene los servidores institucionales y equipamiento que nos permite resguardar toda la información de la UC Temuco bajo estándares y seguridad de la información, garantizando la continuidad operativa de los servicios informáticos y conectividad institucional.
Esto es el corazón de nuestra Universidad y por su característica crítica, cuenta con altos estándares de seguridad además de una alta confidencialidad y de acceso restringido.
Un cuarto proyecto es la construcción de un plan maestro del área de tecnologías de información y comunicaciones, que nos va a permitir prepararnos y proyectar hacia dónde va la Universidad. Aquí se van a concentrar todos los proyectos y avances de cada una de las direcciones y unidades asociadas, mirando al futuro, tanto a corto, mediano y largo plazo. Esto es muy necesario porque esa visión de futuro requiere que nosotros sepamos cuánto va a escalar este proyecto institucional, sus requerimientos, tipos y calidad de tecnología necesaria, soportes y los futuros desarrollos, además de la renovación de infraestructura tecnológica y recursos. Este plan nos va a indicar las directrices y metas que deberemos cumplir en apoyo a las unidades. Con esto además, podrán ir asociadas algunas definiciones de políticas de la dirección que son sumamente importantes a nivel institucional como de nuestra Dirección, tanto de renovación tecnológica, como de adquisición de equipamiento, sistemas web, etc.
¿Qué destacaría del equipo de trabajo que dirige y cómo le gustaría que la comunidad UC Temuco los reconociera en un futuro cercano?
Compromiso, responsabilidad y trabajo en equipo son las características fundamentales de los integrantes de mi dirección y las he vivido a nivel máximo con cada uno de los profesionales de mi equipo. Es impresionante y gratificante ver cómo al enfrentar un nuevo desafío estamos todos ahí, dispuestos, organizados, con la meta de cumplir la tarea con excelencia y una calidad a toda prueba. Es algo que destaco ahora y agradeceré siempre, porque este trabajo no sería posible de realizar sin la calidad humana y profesional del equipo que hoy da vida a la Dirección de Informática.
Yo creo que hoy la comunidad universitaria nos ven como proveedores de toda la infraestructura tecnológica, tanto de sistemas como de redes y de hecho nos llaman a veces como “los chicos de redes o de sistemas”, asumiendo que estamos a cargo de la conectividad, internet, telefonía, sistemas, etc.
Me gustaría que nos vieran como una dirección estratégica y transversal para la universidad. Me encantaría que la comunidad supiera que somos una dirección de servicio que, de manera efectiva, atiende a toda la comunidad. Que conozcan la complejidad que hay detrás de cada uno de los procesos que cotidianamente realizan en sus puestos de trabajo y que desde acá velamos para que funcionen correctamente. Que la dirección no es solamente para arreglar el teléfono cuando no funciona o cuando se cae wifi, somos eso y mucho más. Somos quienes damos el soporte tecnológico y técnico para que la UC Temuco funcione con los estándares más altos de calidad.
También me permito mencionar que nuestro equipo además asesora a las unidades en sus procesos y que es fundamental que ante un nuevo proyecto que requiera cualquier servicio que esté asociado a tecnologías e información, se contacten con nosotros para apoyarles y asesorarles. Somos y seguiremos siendo una dirección de servicio a disposición de nuestra Universidad.
Dirección de Comunicación y Marketing
Vicerrectoría de Extensión y Relaciones Internacionales