Con una programación anual, las 12 integrantes del equipo, distribuyen organizadamente sus funciones para así dar fiel cumplimiento a los objetivos y metas propuestos por la dirección. Hoy, a pocos días de iniciar uno de los procesos más significativos y relevantes de nuestra institución, conversamos con su directora, Lorena Mora Gutiérrez, para conocer su visión, perspectiva, análisis del trabajo que desarrollan y cómo viven año a año este arduo pero a la vez motivador proceso de admisión.
Directora, ¿Cuáles son las tareas prioritarias, áreas de trabajo de la DARA y quienes son las profesionales que componen su equipo?
La función principal que tiene esta dirección es hacer cumplir la reglamentación estudiantil, esa es la principal tarea y desafío que tenemos diariamente. El reglamento del estudiante UC Temuco es nuestra carta de navegación y sobre esto identificamos todos los procesos académicos para posteriormente ejecutar. Esto va de la mano con el calendario académico, donde se estipulan las fechas de los procesos.
Para ello, la DARA desarrolla cinco áreas fundamentales. La primera es la admisión donde atendemos el proceso general de todos aquellos jóvenes que quieren estudiar con nosotros y que ingresan vía PSU. Además, tenemos la admisión especial, allí se trabaja con la postulación de los alumnos que vienen de fuera de la ciudad, los deportistas destacados, artistas, alumnos con solicitud de cambio de universidad con interés en ingresar a una de nuestras carreras. A cargo de ésto, contamos con Carla Beltrán quien lidera el área de admisión y registros académicos y acompañan en la tarea Marcela Cárdenas, Elizabeth Castro y Daniela Garrido.
Otra línea es el área de registro académico, donde mantenemos todos los antecedentes personales y académicos de estudiantes, su historia académica y estudiantil. El área de registro académico es como el registro civil de los estudiantes, porque nosotros lo registramos desde que entra a la Universidad hasta que se titula y por supuesto, si quisieran seguir un programa de posgrado o de educación continua, también se incorpora a ese registro.
El área de títulos y grados desarrolla todo lo relacionado con la emisión de certificación de los alumnos que egresan y titulan de pregrado, educación continua y posgrado. Aquí se hace la confección, emisión y se organiza la titulación de los estudiantes. Este proceso luego se conecta con la Dirección de Extensión, para los efectos prácticos de la ceremonia de titulación.
Por otro lado, tenemos la credencial universitaria que es el convenio que tenemos con el Banco Santander. Esta credencial es una herramienta de mucha utilidad para los estudiantes, con ella pueden solicitar libros en biblioteca, ocupar la sala 24 horas, acceden a alimentación, pueden solicitar laboratorios, equipos portátiles, utilizar los imprímeme y además pueden activarla como cuenta vista en el Banco Santander. Pabla Gutiérrez es la responsable de las áreas de credencial universitaria y también títulos y grados donde también desempeñan funciones Patricia Martínez, Fabiola Villanueva y Nicole Rojos.
El área de certificación estudiantil está alojada en dos campus, San Francisco y San Juan Pablo II. La función de esta unidad es la emisión de certificados que los estudiantes requieren permanentemente: alumno regular, concentración de notas, legalización de programas, etc. Para hacer efectivo y eficiente este trabajo, contamos con dos profesionales, Diana Barra y Cindy Sepúlveda (una en cada uno de los campus mencionados). Y por último, pero no menos importante, está Claudia González que es nuestra secretaria, ella es quien articula todas nuestras funciones y hace que todo opere a la perfección.
A su juicio, ¿Cuál es el proceso más relevante que desarrolla su Dirección?
Yo creo que el proceso más importante que lideramos es el proceso de admisión que se realiza año a año. La importancia radica en la valoración de la decisión de miles de jóvenes que nos eligen como su institución para estudiar y que confían su formación profesional en nosotros. Por eso, es un proceso al que le tenemos mucho cariño, lo hacemos con harto esfuerzo, reúne el trabajo de muchas unidades.
En el último proceso, el ingreso total fue del orden de los 3 mil estudiantes y este año esperamos una cifra similar, entonces, son muchos estudiantes y somos una Universidad que nos caracterizamos porque los jóvenes que entran con nosotros son la primera generación que viene a la Universidad, entonces es un hito familiar. Durante esos días, vienen papá, mamá, hermanos más chicos; son momentos muy bonitos, yo me emociono mucho con los cientos de casos que vemos durante el proceso, la alegría y orgullo reflejado en el estudiante y su familia es realmente conmovedor. Por otro lado, que nos elijan habiendo tanta competencia es realmente importante y un desafío también para la Universidad.
A pocos días de iniciar el proceso de admisión 2018, es importante destacar que esta Dirección vivió hace unos años, un proceso de certificación bajo la Norma ISO9001, ¿Cómo fue esa experiencia y cuáles han sido los beneficios internos y externos de contar con ella?
Habernos acreditado con norma ISO9001:2008 nos ayudó y nos sigue ayudando porque nos ordenó, optimizamos y la gente se va dando cuenta de los errores.
Contamos con esta acreditación desde el 2015 y esto permitió que pudiésemos mejorar nuestros procesos. Fue un trabajo intenso de un año donde nos afiatamos mucho como equipo. Cuando se empieza a estructurar el sistema de gestión, identificamos 35 procesos, pero después nos fuimos dando cuenta con los auditores que en definitiva nosotros teníamos únicamente 10 procesos, todo lo demás era prestación de servicios. Trabajamos sobre estos 10 procesos, haciendo flujos, identificando los nudos críticos y como hacerlos más rápidos y eficientes, etc.
Encontramos acciones que se duplicaban hasta incluso triplicaban y así pudimos ir determinando, simplificando, resolviendo y ordenando cada una de nuestras tareas. Por la complejidad de nuestras funciones y el requerimiento permanente que recibimos por parte de la comunidad universitaria, la DARA no puede detener ninguno de sus procesos y la certificación nos permitió normar y estandarizar claramente cada una de las líneas de trabajo, determinar reemplazos en caso de enfermedad o ausencia. Definitivamente, esta sistematización de las funciones y procesos ha permitido agilizar y tener tiempos de respuesta acordes a las necesidades de todos nuestros estudiantes y unidades solicitantes.
En una prospectiva de corto plazo, ¿Cuáles son los proyectos futuros de la Dirección de Admisión y Registros Académicos de la UC Temuco?
Vamos a seguir liderando el proceso de admisión y siento que cada año funciona mejor, en el sentido que tenemos más experiencia, manejamos todos los procesos, variables, inconvenientes, imprevistos. Todo está ya asegurado, y lo que no, lo resolvemos muy rápido y no sólo esta dirección, todas las unidades involucradas trabajamos al mismo ritmo y con la misma eficiencia, por eso nos ha ido tan bien. Este es un proyecto exitoso que ha tenido variantes importantes, hace dos años incorporamos el PACE que fue una experiencia nueva para nosotros y resolvimos exitosamente y además la matrícula de los programas de inclusión que también fue nuevo y eso significó implementar el sistema, armar el proceso y también salimos airosos de eso, entonces es inmenso el trabajo que allí se realiza.
Lo más importante es vincularse con todas las áreas que están involucradas en estos procesos y desde este punto de vista siempre nos hemos ayudado y comunicado cuando la Institución ha tomado decisiones. Contamos con buenos aliados, uno de ellos es la Dirección de Informática, porque ellos nos proveen de todo lo tecnológico; la Dirección General de Docencia, con ellos tenemos que ver como vamos a estructurar el tema académico en términos de carga, de ramos, etc., y luego con Bienestar Estudiantil, ellos ven todo lo relacionado con los beneficios, entonces teniendo a todos los actores principales, nos reunimos para analizar, estructurar y posteriormente ejecutar. Teniendo claro qué es lo que necesitan los estudiantes y qué podemos ofrecer nosotros, se arma el proceso.
Sobre un proyecto futuro, estamos trabajando en nuestra página web de la dirección, porque la que tenemos carece de la interacción para responder a las necesidades de los estudiantes. Un tema urgente y realmente necesario es que los estudiantes puedan bajar sus certificados desde el sitio, porque hoy lo hacemos manualmente. El principal desafío es la automatización de todo el proceso de certificación estudiantil. Ojalá podamos tenerlo operativo el segundo semestre del próximo año y esto no sólo beneficiará a nuestros estudiantes actuales sino también a nuestros egresados que están permanentemente requiriendo documentación para sus trámites, principalmente laborales.
La Dirección de Proyectos Estratégicos nos ayudó en un proyecto de digitalización de todos los expedientes de los titulados. Alrededor de 14 mil expedientes, que contienen toda la información académica, el historial curricular y el acta de examen de grado. Fueron escaneados con la idea de respaldar esa información que es extremadamente delicada y que hasta antes de este proyecto estaba todo en papel, corriendo el riesgo de perder estos datos ante alguna emergencia. Ahora contamos con el respaldo digital de todo.
Cumpliendo su quinto año como directora, ¿Qué destaca de su equipo de trabajo y cómo vive el día a día en la DARA?
Yo sólo tengo palabras de agradecimiento a mi equipo de trabajo, porque tienen un compromiso acérrimo con la unidad, no es fácil la pega que hacemos aquí. Nosotros tenemos que dar fe de que toda la historia del estudiante está bien, de que corresponde, que es verídica. Entonces hay un compromiso por parte de toda la gente que trabaja aquí respecto de las notas, convalidaciones, los títulos, porque es un acto de extrema confianza.
Los cambios son notables en estos últimos 10 años. Tenemos más carreras, nuevos programas de acompañamiento estudiantil, por lo tanto tenemos también ingresos por esas vías que son muy importantes y eso refleja la generosidad de la institución de la que formamos parte. Hemos debido ir acomodándonos, hemos crecido en áreas para poder dar respuesta a todas las exigencias que tenemos y más personas, porque cuando esta unidad era subdirección éramos 5 personas y a medida que fueron creciendo las necesidades, fue creciendo el equipo y luego vino la distribución de las áreas para ordenarnos en todas las tareas y responsabilidades. Hemos crecido a la par con la Institución y eso, desde le punto de vista de los estudiantes, agradecen que podamos tener este nivel de respuesta, de hecho siempre se van contentos de aquí, por la información que se les da, los directores de carrera igual siempre están llamando, por eso siempre digo que hay que hacer la pega con cariño.
Estoy feliz de trabajar en la Universidad, no me voy a sentir vieja nunca con tanto alumno, rodeada de energía. Soy una agradecida de trabajar en esta Universidad, tengo que decirlo.
Tengo que agradecer la confianza que deposita en nosotros la Vicerrectoría Académica para poder hacer nuestra pega y apoyarnos en cada una de nuestras tareas.
¿Cómo le gustaría que la comunidad universitaria los reconociera?
Yo creo que reconocen todo lo que hacemos, todos los días. Si te mostrara la bandeja de entrada del correo electrónico verías la enorme cantidad de mails que tengo. Me escriben directores de carrera, estudiantes, coordinadores de programas y tratamos de ser súper ágiles en la respuesta de lo que nos solicitan, entonces yo siento que sí nos reconocen. Cuando solicito algo o alguien de mi equipo lo hace, tenemos respuesta rápida porque va en bien de sus propios estudiantes. Pero si me preguntas cómo me gustaría que nos reconocieran, sería como una unidad que presta servicio, que ayuda, que da orientación en los procesos de los chiquillos que son lo más importante que tenemos en la institución, nuestros estudiantes, si no los tuviéramos esta institución no sería nada.
¿Señora Dara Mora?
Esta Dirección se llama: Dirección de Admisión y Registro Académico. Su sigla es DARA entonces los alumnos creen que yo soy la Señora DARA y me escriben correos diciendo: «Estimada Señora DARA..», yo respondo sin aclararles nada porque me da mucha risa.
Dirección de Comunicación y Marketing
Vicerrectoría de Extensión y Relaciones Internacionales